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Nous avons évoqué dans le précédent post les acteurs et le timing du suivi de stages. Allons plus loin aujourd'hui en développant la façon dont doivent se dérouler ces fameux points de suivi.

Quel est le timing idéal pour son/ses points de suivi et comment procéder?

Trop souvent, pour se donner bonne conscience, les entreprises organisent un point de mi-stage. Ce dernier se résume souvent par un manager qui emmène son stagiaire à la machine à café avec un bon vieux : "Alors, comment ça se passe pour toi?".

Sur un stage de 6 mois (c'est souvent la durée de la majorité des stages de fin d'études), organiser un point à 3 mois, c'est déjà trop tard. Votre manager vous connait déjà trop. Si vous avez des difficultés dans l'apprentissage de votre métier, il sera déjà trop tard pour redresser la barre et avoir une chance d'être recruté.

Si aucun RDV n'est automatiquement organisé par votre entreprise : prenez les devants, organisez les de vous-même. N'ayez pas peur de le faire, il faudra bien évidemment le faire avec diplomatie et surtout FORMALISEZ. C'est à dire envoyez dès le premier jour l'ensemble des invitations pour ces réunions via Outlook. Ces créneaux pourront être modulés le jour J en fonction des dispos de chacun. Mais au moins, le créneau est fixé : on ne l'oubliera pas.

Les réunions sont à mon sens à organiser avec le responsable du stagiaire, le manager et enfin les RH sur la rythmique suivante :

  •  Avec votre tuteur : ce dernier vous apprenant le métier, vous devriez le voir quotidiennement. Pour autant, ça vaut le coup de faire un point formel. J'insiste sur le côté "formel" parce que le coup du du "mais on se voit tous les jours, ça sert à rien", je sais que ça ne marche pas. On se dit plus facilement les choses dans le calme d'une salle de bureau, prévoyez dans un premier temps 1 heure, histoire d'avoir le temps de se dire les choses.
  • Avec votre manager : Je lisais dans je ne sais plus quel livre de management à propos de l'intégration : Un point le 1er jour, la 1ère semaine, le 1er mois. Bon après, ce n'est pas forcément facile à mettre en place. Mais pour moi, sur 6 mois, il est essentiel de voir son manager après 1 mois, 2 mois, 4 mois et un point final à 6 mois.
  • Avec les RH : même rythmique qu'avec le manager, mais toujours commencer par lui (le rencontrer 2 ou 3 jours avant le point avec votre manager). Il y a moins d'enjeu. Rodez votre discours avec ce dernier. Echangez sur la stratégie à adopter pour faire passer des messages plus difficiles, il pourra vous apprendre à faire preuve de diplomatie.

Comment préparer ces points?

Le gros défaut des stagiaires que j'encadrais et à qui je fixais ces RDV de suivi, c'était qu'ils arrivaient bien souvent les mains dans les poches à ces RDV. C'est bien pour cette raison que je commençais ces points avec les RH, pour que ces derniers soient capables de remuer les stagiaires pour qu'ils préparent au mieux le plus important de ces RDV : celui avec leur manager.

Un point de suivi de stage tout comme un point annuel, aussi étonnant que cela puisse paraitre : ça se prépare!

Le travail de préparation à fournir est le suivant :

  • Lister le travail qui a été réalisé pendant la période donnée, être le plus concret possible, idéalement apporter les livrables, être factuel, simplement décrire les réalisations, chiffrer, illustrer.
  • Décrire les compétences acquises grâce à cette première période. Généralement, dans un emploi, on progresse soit sur la technique (expertise, outil, savoir faire), la méthodologie de travail (gestion de projet, mener à bien une étude, coordination d'équipe), le relationnel (communiquer avec un client, un collègue du métier, une fonction transverse, un fournisseur) ou des connaissances sectorielles (compréhension des enjeux, des acteurs du secteur dans lequel on a évolué)
  • Décrire ce que l'on a aimé faire. Quels sont les sujets sur lequels on s'est bien senti, là où on s'est amusé? Il est à mon sens important de commencer par le positif, je vois trop souvent des gens qui se plaignent et c'est parfois désespérant pour les managers. Il est toujours plus adroit de commencer de façon constructive, histoire de les mettre dans de bonnes conditions pour vous aider.
  • Enchaînez ensuite avec les difficultés que vous avez rencontrées. N'oubliez pas de décrire les conditions dans lesquelles vous avez rencontrés ces difficultés, histoire que votre interlocuteur comprenne bien le contexte. Indiquez ce que ces difficultés vous ont appris (Sur le mode, si c'était à refaire, voilà comment je m'y prendrais) et faite enfin réagir votre interlocuteur et demandez lui de vous conseiller sur les bonnes pratiques.
  • Terminez par vos questions d'ordre général (ce qui veut dire que vous les avez préparées en amont) et fixez les objectifs pour les prochaines étapes.

Pendant cet échange, prenez des notes et constituez un dossier où vous conserverez tous les éléments échanger et où vous pourrez revenir pour préparer les prochaines réunions.

Si jamais votre stage est constitué d'un sujet d'étude

Réalisez une note de cadrage sous format d'un document PowerPoint. Cette note est à préparer lors de la première, voire les deux premières semaines de stage. Vous allez définir le sujet de stage, la problématique, définir la méthode pour atteindre l'objectif fixé et réaliser le retro planning avec les dates et livrables qui seront produits. Ce document sera le fil rouge de votre stage.

Et quand est ce que je parle de pré embauche et si ça se passe mal, comment je réagis? C'est ce que nous verrons dans un prochain post!